SOP metni akış şemasına nasıl çevrilir?

Metni ayrıştırmak

Standart işletme prosedürü (SOP) çoğu zaman uzun bileşik cümlelerden oluşur. 'Operatör vanayı açar, basınç düşükse pompayı başlatır ve kaydı açar' gibi bir cümlede üç ayrı eylem ve bir karar vardır.

Ayrıştırmanın kuralı basittir: her satıra tek bir eylem, mümkünse fiille başlayarak yazılır. Karar kelimeleri görünür kılınır: 'eğer ... ise' ve 'değilse'. Döngüler koşuluyla ve çıkışıyla yazılır, örneğin 'basınç 3 bara düşene kadar tekrarla'. Aynı anda yapılan işler 'aynı anda' ile işaretlenir.

Her adımın sorumlusu da belirlenmelidir; rol adı olmadan şeridin kime ait olduğu anlaşılmaz. Son olarak, 'gerektiğinde' ya da 'uygun şekilde' gibi belirsiz ifadeler ölçülebilir koşullarla değiştirilmelidir.

Örnek: numune alma

Hipotetik bir SOP şu metni içersin: 'Operatör hattı durdurur ve numune kabını etiketler. Sıcaklık 60 °C'nin altına düşene kadar 5 dakika bekleyip yeniden ölçer. Ardından numuneyi alır ve etiketi kayıt formuna işler.' Satır satır biçimi şöyle olur:

• Operatör hattı durdurur.
• Operatör numune kabını etiketler.
• Sıcaklık 60 °C'nin altına düşene kadar 5 dakika bekle ve sıcaklığı yeniden ölç.
• Numuneyi al.
• Etiketi kayıt formuna işle.

Döngü kontrolü: ilk ölçüm 72 °C, yani eşiğin üzerinde; bekleme sürer. 5 dakika sonra ölçüm 58 °C çıkar. 58 < 60 olduğu için döngü biter ve numune alınır. Toplam bekleme 5 dakikadır.

Yaygın hatalar

En sık hata belirsiz ifadelerdir. 'Gerektiğinde' ya da 'uygun sıcaklıkta' yazılan bir adım, iki operatöre iki farklı şey söyler; yerine ölçülebilir bir eşik yazın.

İkincisi, bileşik bir cümleyi tek kutuya sığdırmaktır; 've' ve 'ya da' bağlaçları bir kararı gizleyebilir. Üçüncüsü, 'değilse' dalını yazmayı unutmaktır; bu durumda şemada cevapsız bir uç kalır.

Dördüncüsü, rol adı olmadan adım yazmaktır. Son olarak, SOP değişip şema güncellenmezse iki kaynak aynı işi farklı anlatır. Bu dönüşümü bir araç ya da bir dil modeli yapsa bile aynı kontroller gerekir.

Sık sorulanlar